みなさんこんにちは。
気が付けば、今年がはじまってもう2か月が経過しました。
来月・再来月には、送る会や迎える会の開催が多くの企業で開催されるかと思います。
ということで今日は、先日行われた弊社の歓迎会の様子をお届けします。
（このドラフトの前半は開催前に書いているため、覚えて・・皆様のところにお届けできた自分をほめてあげたいと思います）
今回の歓迎会は、大まかに下記のような流れで進みました。
- 歓迎会オーナーの選定
- 開催スケジュールの検討（主役のスケジュールは事前確認）
- 出欠表の作成、展開とリマインド
- 開催形式の検討と場所/お店のリサーチ
- 予算の確認と上長承認
- エンタメ要素の準備
- 2次会の会場探しと移動【当日手配】
- 3次会の会場探しと移動【当日手配】
- 締めのラーメン【当日手配】
１．歓迎会オーナーの選定
猿人では、社内行事の担当者に決まったメンバーはいないため、行事が近づくと社内で相談しながらノミネートが進みます。
（時々、想定外のアサインもあるようです。参考：「ワーケーションってどうなの？実際にやってみた」）
ただ歓迎会に関しては、新しい方の入社が決まった時点でオンボーディングプロジェクトが立てられるため、この時点で歓迎会を取り仕切るオーナー（幹事）もアサインされます。
※猿人のオンボーディングプロジェクトは新しく入社される方はもちろん、営業部門（メンター、マネージャー）、管理部門、IT部門など、関わるメンバーに事前に入社日についてお知らせがあり、タスクが割り当てられるようになっています。
２．開催スケジュールの検討（主役のスケジュールは事前確認）
「2024年 年頭“直”感」でも触れられましたが、メンバーも増え、全員が出席できるスケジュールでの調整は至難の業です。真面目に調整をすると半年以上先などになってしまいそうなので主役に加え、関わりのあるメンバーを中心に参加できそうな日程を候補として仮決定します。
繁忙期の場合、公式歓迎会に先駆けて初日に非公式歓迎会が開催されます。
３．出欠表の策定、展開とリマインド
歓迎会の出欠表を策定、回答の期日を設けたうえで社内に展開します。期日を設けた場合にも見落としてしまったりすることがあるため、参加有無にかかわらずGoogleカレンダーを全員に送付し、後日リマインドも行います。
４．開催形式の検討と場所/お店のリサーチ
オーナーがいちばん楽しみであろうお店探しです。
昨年もたくさんのメンバーが増えましたが下期は繁忙期もあり、公式歓迎会を入社初日に開催することが難しい状況でした。
このため上述した【非公式 歓迎会】と称する会を開催するなどして凌いでおりましたが、年始早々に開催された【非公式 歓迎会】の参加者数が20名を超え、これが【公式 歓迎会】になると40名規模の場所を探す必要が出てきてしまうので今回はオフィス開催という方針になりました。
公式な歓迎会をオフィス開催するのははじめてですが、お客様のイベントで普段からケータリング提案などをさせていただいているため、もちろん得意分野です。
ケータリングに限らずではありますが、写真と実物が異なることといったことはよくあります。今回は弊社の敏腕アシスタントさんにより、お客様からケータリングのご依頼をいただいた際に候補として挙げるには情報量が少なく避けていたという2種類のお店がチョイスされました。
しかもこのケータリング、左側のグリル系のメニューは加熱式なんです。
社内イベント向けのホットミールであればお手軽にデリバリーでの手配も可能ですが、華がないとお悩みの方もおられるのではないでしょうか？デリバリーを頼む場合にも開催時刻に間に合うように早めに手配をするため、いざ食べるときには冷めてしまっているというケースもあると思います。
上記のグリルメニューは、届いた後にこちらのタイミングで加熱ができるため、ほかほかの状態で食べることができました。
（にしても、何事とも仕事に紐づけて考える弊社のアシスタントさんが素敵すぎますね）
５．予算の確認と上長承認
さて、人数とお店が決まったら最難関の予算承認です。
（・・・あれ？）
６．エンタメ要素の準備
前回のブログ「オフサイトミーティング in MIYAGI」でも触れられていますが、楽しむときはとことん楽しむのが猿人。
歓迎会でも楽しみながら交流が生まれるきっかけを作りたいと思い、エンタメ要素も準備します。
今回の歓迎会ではこちらが選ばれました！もう開封した瞬間から、ワクワクしちゃいます。
お祭りなどの催しでは有料のくじですが、歓迎会では「空き缶/空のペットボトル」がチケットとなり、大いに盛り上がりました。
どうやらみなさん、お楽しみいただけたようです。
（現場の多い日は、服装がかぶりがちな猿人メンバー）
公式歓迎会はオフィスで終了となりましたがこれ以降も夜が更けるまで会が続いたとか、続かなかったとか・・・
さて、とりとめのないブログになりましたが猿人では展示会やセミナーの開催、広告出稿やWebサイト制作といった対外的な施策以外にも社内イベントの企画運営も承っております。
「社内メンバーだけでは、良いアイデアが出てこない」「会社でやるけど、温かくて美味しいごはんがいい」「自分たちも楽しみたいから、当日の運営はやってほしい」など、ご用命がございましたらお気軽にご相談をくださいませ。
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