猿人流! オンラインイベントのフレームワーク Vol.4 ~基本計画:エージェントと共にベースプランをフィニッシング!~

猿知恵
土谷 竜介   2022.04.01

イベントの開催概要ができたら、次はイベント制作の委託先となる外部の協力パートナーを選んでいきます。

 

基本計画の構成要素

 

 

イベント制作の委託先となる外部協力パートナーを決める

委託先となる協力パートナーを選ぶにあたっては、二通りのパターンがあります。

  1. 制作要素ごとに個別に業者を探して発注する

  2. 代理店(エージェント)を統括に据え、制作プロジェクトの組織体制と実行をマネージしてもらう

このブログで対象にしているオンラインイベントの規模の場合だと、悩むまでもなく後者一択です。


オンラインイベントでは検討・決定・作り込みしていかないといけない要素が多岐に渡り、担当者の負担がかなり大きくなります。また、オンラインイベントの制作は、残念ながらまだまだアジャイル型というよりはウォーターフォール型です。多岐に渡る制作項目の制作順序や整合性、一貫性など、うまいこと全体をコントロールする役割や、企画プロデュース面でも力強く支援をしてくれるパートナーと組むことで、主催社の実行担当者は自身に課せられたミッションにフォーカスができるようになります。

 

ここまでの初期計画と基本計画前半のイベント概要をオリエンテーションして、概算見積りと企画提案依頼をします。ここでオリエンする際のRFP (Request for proposal:提案依頼書) には、初期計画の内容と基本計画前半のイベント概要があれば十分です。

優秀なエージェントなら少ない情報からでも要領よく理解しますし、提案に必要な内容は必死になって質問してくるはずです。あんまり詳細でカッチカチなRFPだと、提案する側のクリエイティブ魂を萎えさせますのでご注意ください(笑)。

もちろん、この段階で「具体的にここはこういう要件でお願いしたい」という貴社の魂の叫びがあれば、それはぜひ盛り込んでください。

 

残りの基本計画は同時並行で作る

オンラインイベントを成功させるための強力な代理店 (イベントエージェント) を得ることができたのであれば、彼らに提案をもらいながら、一気に加速して残りの基本計画を仕上げてしまいましょう。

選定したエージェントと共に、タイムテーブルやイベント全体のサイトマップ、主要ページのワイヤーフレーム、集客開始目標やコンテンツ締切などの主要マイルストーンとプロジェクトスケジュールなど、今後、プロジェクトを進めていくために現時点で足りていない基本要素を準備します。

 

タイムテーブル

1日に配信する講演の数、1講演あたりの時間、シングルトラックにするか複数トラックにするかなど、いろいろなパラメータが存在するため、複雑に考えるとキリがありません。基本計画前半でイベント開催日と期間を決める際に、ざっくりとラフなタイムテーブルをドラフトしておくと、ここでの工程がスムーズになります。

タイムテーブルの中身のコンテンツを決めるタイムリミットまでは余裕がありますが、タイムテーブルの枠組みについては、後続タスクへの影響が大きいため、この基本計画において95%くらいの精度で確定させる必要があります。繰り返しになりますが、タイムテーブル枠は単なる「枠」に過ぎませんので、サクッと決めちゃいましょう。

 

サイトマップ

集客や事前登録用のイベント告知ページ(LP:ランディングページ)からオンラインイベントが完了するまでに必要となる全てのページを、サイトマップにまとめておきます。サイトマップがないと見知らぬ土地をカーナビなしで運転するようなものですし、今後制作に関わる様々な人も自分の現在位置確認をしやすくなりますので、用意しておくことにこしたことはありません。

 

 

ワイヤーフレーム

サイトマップと同時に、主要ページのワイヤーフレームもドラフトしておくのがベターです。見知らぬ土地でナビを見ながら運転して、なんとか目的地の動物園についたとしましょう。そしたら、次は、園内のどこにお目当てのパンダちゃんがいるのか、そして他にどんな動物がいるのか、園内の情報を知りたいじゃないですか。

 

 

 

スポンサープランを組む

スポンサープランの内容は状況により各社様々ですので、ここでは省きますが、タイミングとしてはこの時点でプランを組んで、各社への展開を進めて行く必要があります。

 

自社集客vs外部集客の目標値を決める

まずは自社で集客できる/する人数を検討し目標設定をします。で、当たり前ですがKPIで定めた目標数から自社集客目標を引いた数字が外部集客数の目標になります。

ここでのポイントは、自社集客の目標数字の精度です。マーケティングの集客担当者だけでなく、社内の主要集客担当(特に営業部のマネージャクラス)との協議が不可欠でしょう。予算が潤沢である場合を除き、外部集客はコスト的にインパクトが大きいため、その他のイベントクオリティとトレードオフになります。

ここでの協議の結果を踏まえて、理想と現実のギャップが大きすぎる場合は、そもそもの目標設定や予算を見直すことも必要となります。

 

マイルストーンとスケジュール

前述の通り、オンラインイベントでは検討・決定・作り込みしていかないといけない要素が多い上に、その制作過程はわりとウォーターフォール型です。いつまでに何が完成していないといけないのか。重要なマイルストーンは、プロジェクトに関わる全員が共有している状態にする必要があります。


よくあるマイルストーンの例

  • イベント概要の確定(タイムテーブル枠含む)

  • スポンサープラン確定と展開開始

  • 登録サイトオープン

  • 事前収録

  • テストサイトアップ

  • イベント会期

  • アーカイブ配信開始

 

 

ということで、ようやく基本計画までが完了しました。

オンラインイベントの成否を分ける大事なだいじな3フェーズ。

いよいよ次回は、初期制作フェーズに入っていきます。

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