第2回『討論会型』オンラインセミナー座組の舞台裏 当日進行編

猿知恵
渡 元春   2020.09.10

第2回目となる『討論会型』オンラインセミナー座組「ニューノーマルな働き方へようこそ。~コロナが変えた仕事意識と本当の働き方改革~」が8月26日(水)に開催されました。

 

▼座組とは?

https://ape-man.jp/ape-answers/seminar/zagumi/

▼第1回目レポート

https://ape-man.jp/ape-answers/seminar/zagumi-report/

 

今回は特別ゲストに働き方改革の第一人者、株式会社ワーク・ライフバランス 代表取締役社長 小室 淑恵氏をお招きし、パネリストには今全世界のリモートワークを支えるツールを提供している3社から、ワークマネジメントプラットフォーム「Asana」を提供するAsana Japan 株式会社 代表取締役 カントリーマネージャー 田村 元氏、コミュニケーションツール「Slack」を提供するSlack Japan 株式会社 日本法人代表 佐々木 聖治氏、ビデオコミュニケーションツール「Zoom」を提供するZVC Japan 株式会社 カントリーゼネラルマネージャー 佐賀 文宣氏と豪華ゲストにご登壇いただきました。

会場を赤坂インターシティコンファレンスに移し、会場のセットを背景にすることで報道番組のような絵作りが実現できました。

 

interview

 

ニューノーマルの最先端をひた走るトップランナー4者のパネルディスカッションでは、「心理的安全性」「組織の透明性」「仕事の見える化」など共通のキーワードが飛び出す一方、「直接会うことのプレミアム感」など普遍的な価値についても語られました。
「トップ営業の商談をZoomで全社員が見ることができる」「属人的だった仕事がリモートワークへの対応によって明文化されナレッジとして蓄積される」など、こんな状況だからこそ見えてきたメリットにも触れ、私たちも一視聴者として学ぶことの多いセッションとなりました。

 

Desk

 

第2回座組のダイジェスト版を期間限定で公開しています。https://app.box.com/s/6kmwpa3xui3ss2uzyqxi1uisusqrk6gv



今回ご紹介するのは当日の進行について

さて、今回は本番日当日の進行についてご紹介します。
14:00から本番を迎える座組ですが1日のスケジュールはこんな感じです。

 

Agenda

 

朝8時から準備をしています!
今回は会場を赤坂インターシティコンファレンスに移しての配信となったので、8時から1時間ほどで搬入と荷物の開梱を始め、下記のような段取りで進めました。

 

9:00~:機材セッティング
幕間用、バックアップ、講演用などPCも複数あるので1台ずつ起動してZoomなど必要な設定を行ったり、スイッチャーやカメラのセッティングを行います。

 

10:00~:テクニカルリハーサル
進行台本に沿って、運営スタッフのみで実際に本番同様の流れを確認します。
シーンごとのスイッチャーの切り替え、動画や幕間のタイミングを流しながら、切り替えで無理があるところ、視聴者目線でよりよい演出を考え修正していきます。
変更点は再度おさらいするなど、この時間を十分に確保できるかどうかで安心して本番を迎えられるかどうかが決まります。

 

講演者から流れの変更希望などがあれば適宜修正していきます

 

お昼休憩
お弁当の定番、今半をおいしくいただきました。

 

12:30~:ゲスト講演リハーサル
ゲスト講演者とモデレーターに本番の流れなどを説明し、台本に沿って一通りの流れを確認します。午前中にテクリハ(テクニカルリハーサル)は済んでいるのでスタッフ側の準備は万全のため、30分ほどで終了します。
講演者から流れの変更希望などがあれば適宜修正していきます。

 

全体リハーサル

 

13:00~:全体リハーサル
パネリストにも参加いただき、再度本番の流れを確認します。台本に沿って最初から最後まで流しながら、モデレーターよりパネルディスカッションの進行についての最終確認などを行います。

 

リハーサル後

 

13:40~:スタンバイ
リハーサル後、本番用URLで全員待機いただきます。15分前からCM動画を流し始め本番を迎えます。

 

以上が本番までの段取りです。いかがでしたでしょうか?なんだかリハーサルばかりやっているようですが、一発勝負のライブ配信だからこそ準備には余念がありません。

 

人員体制について

続いては、当日の人員体制についてご紹介します。座組は機材も多いので次のような体制を組んでいます。

 

全体統括
進行ディレクター
進行アシスタントディレクター
進行スタッフ
機材オペレーション(配信・カメラワーク・スイッチング・音響)
幕間送り・バックアップPC管理

 

全体統括
座組の全体の指揮を取る阿部が担当しています。変更点や相談ごとの最終意思決定者となります。

 

進行ディレクター
リハーサルで講演者に進行の流れを伝えたり、リハーサルの指揮を取る役割です。問題点が出てきたら適宜状況を整理しながら全体統括と連携しスムーズな進行を支えます。

 

進行アシスタントディレクター
進行ディレクターが講演者側対応とすると座組でのアシスタントディレクターの役割は機材周りのオペレーションの進行をサポートする役割になります。オペレーションが機材の操作に集中できるように進行状況を伝達したり、指示を出します。

 

進行スタッフ
スタジオから対応しているモデレーターと講演者に対して、台本のテロップを見せたり、リハーサル中の講演者代役、セッティング中の各作業を補佐します。

 

機材オペレーション(配信・カメラワーク・スイッチング・音響)
スイッチャーとミキサー、スタジオのメインカメラを操作します。もう少しカメラアングルやシーン切り替えが多い場合は複数名で対応しますが、座組ではぎりぎり一人で対応できる範囲です。Zoomへの配信、配信状況のモニタリングも担当しています。

 

幕間送り・バックアップPC管理
さすがに機材オペレーション1名で対応しきれなかった幕間や動画などの各PC操作を担当します。最初は全部機材周りを一人でやってみようとしましたが、千手観音にでもならないと追い付かなかったので追加しました。機材が多く配線やセッティングも大変なので機材オペレーションの補佐全般を担当しています。

 

あ、そういえばフレンドリー友利のことを忘れていましたね。彼もオープニングを飾る大事な役割を担ってくれています。

 

さて、以上配信当日の体制についてご紹介しましたが、いかがでしたでしょうか?
「朝からリハやって、進行にこんなにスタッフがいるの?」
と驚かれた方もいるかもしれません。
実際、ここまでしなくてもオンラインセミナー自体はできてしまうと思います。しかし、せっかく貴重な時間を割いてご視聴いただく皆様と協力いただく講演者の皆様のためにも、猿人は全力で本番に臨んでいます。

 

そして、これを読んでいる春以降知らず知らずのうちに会社のオンラインセミナー担当みたいになってしまったそこのあなた!
これだけの役割を全部ひとりでこなすのは非常に大変なことです。もし、ここまで一人で頑張ってきたのでしたら自信をもって会社にアピールしましょう。
そして、ちょっと弱音を吐きつつ、予算を確保し、猿人にご連絡ください!w

 

では次回の座組でもお会いできることを楽しみにしています。
最後までお付き合いいただきありがとうございました。

 


次回の座組
2020年 9月 17日(木) 14:00~
アナログ部門のデジタル推進はどうやるの?
~withコロナ時代の採用/雇用・管理部門の非出社ワーク~
SMBCクラウドサイン株式会社の平 皓瑛氏をお招きし、SMBCグループのペーパーレス化への取り組みに触れながら、総務人事や経理などの書類文化、印鑑文化の根強い部門のデジタルシフトについて、シトリックス・システムズ・ジャパン株式会社、ドキュサイン・ジャパン株式会社、日本マイクロソフト株式会社の3社と座組ます。

 

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